Documenten verzenden
Voor het verzenden van documenten in een bibliotheek heeft u rechten nodig om deze documenten te kunnen bewerken. Om een document ter ondertekening te verzenden, selecteert u één of meerdere documenten in de lijst en klikt u op de knop 'Verzenden'.
De knop verschijnt niet wanneer u documenten selecteert met een extensie die niet kunnen worden gebruikt in combinatie met ValidSign. Toegestane extensies zijn .pdf, .doc, .docx, .txt, .rtf en .odt. Bestandsformaten anders dan .pdf worden in de ValidSign applicatie omgezet naar het .pdf formaat.
Als de optie 'Gebruik van templates toestaan' is ingeschakeld, kunt u bij het aanmaken van een transactie gebruik maken vanValidSign template. Wanneer u kiest voor 'Ja', verschijnt een lijst met alle templates in uw account. De transactie wordt gemaakt wanneer u op de knop 'Verzenden' klikt. U wordt automatisch naar de ValidSign-omgeving gestuurd om uw transactie verder voor te bereiden en te verzenden.
Wanneer u niet heeft gekozen om een template voor deze transactie te gebruiken, verschijnt het volgende scherm en kunt u alle configuraties voor deze transactie selecteren.
Nadat u de velden heeft ingevuld, klikt u op de knop 'Verzenden'. De ondertekenaars worden per e-mail op de hoogte gebracht en u wordt doorgestuurd naar de bibliotheek.
Zorg ervoor dat u een actieve gebruiker bent in ValidSign met het e-mailadres waarmee u bent ingelogd in SharePoint. Neem contact op met de ValidSign beheerder van uw organisatie om uw e-mailadres toe te (laten) voegen aan de lijst met gebruikers wanneer u nog geen ValidSign-account heeft.
Hieronder vindt u een beschrijving van alle opties op de verzendpagina:
Geselecteerde documenten
De geselecteerde documenten worden weergegeven met hun naam, zodat u weet welke documenten u gaat versturen.
Gebruik template
U kunt ervoor kiezen om een transactie aan te maken op basis van een bestaand ValidSign template. Hier ziet u de templates die door u zijn aangemaakt of met u zijn gedeeld in ValidSign.
Interne Ontvangers
- Authenticatie U kunt selecteren welk type authenticatie moet worden gebruikt door de interne ondertekenaars voordat ze de documenten in de transactie kunnen bekijken en ondertekenen.
- Ondertekenmethode interne ondertekenaars U kunt selecteren welk type externe authenticatie / identificatie moet worden gebruikt door de interne ondertekenaars.
- Handtekening (bij gebruik van klassieke tekst-tags) Standaard wordt een handtekening gevraagd bij het ondertekenen van een document. Wanneer "Klik om te ondertekenen" wordt gebruikt, hoeft de ondertekenaar alleen maar op het handtekeningvak te klikken. Er wordt een tijdstempel en vervolgens de gebruikersnaam in het document geschreven.
- Ondertekenaars Interne ondertekenaars zijn bekend in SharePoint. De gebruikers worden gevonden met behulp van zoeken en kunnen worden geselecteerd door het zoekresultaat te selecteren. Het telefoonnummer dat is geconfigureerd binnen de gebruiker in SharePoint zal worden gebruikt voor de SMS-authenticatie.
Externe ontvangers
- Authenticatie U kunt selecteren welk type authenticatie moet worden gebruikt door de externe ondertekenaars voordat ze de documenten in de transactie kunnen bekijken en ondertekenen.
- Ondertekenmethode externe ondertekenaars U kunt selecteren welk type externe authenticatie / identificatie moet worden gebruikt door de externe ondertekenaars.
- Handtekening (bij gebruik van klassieke tekst-tags) Standaard wordt een handtekening gevraagd bij het ondertekenen van een document. Wanneer "Klik om te ondertekenen" wordt gebruikt, hoeft de ondertekenaar alleen maar op het handtekeningvak te klikken. Er wordt een tijdstempel en vervolgens de gebruikersnaam in het document geschreven.
- Ondertekenaars Externe ondertekenaars zijn niet bekend in SharePoint. De gebruikers worden toegevoegd door hun voornaam, achternaam en e-mailadres in te voeren. U moet het telefoonnummer invullen als SMS-authenticatie is ingeschakeld.
Transactiegegevens
- Transactienaam Dit wordt de naam van de transactie die in SharePoint en in de e-mail wordt weergegeven.
- Transactie aanmaken Wanneer de optie “Verzenden met teksttags” is geselecteerd en het document de vooraf geselecteerde teksttags bevat om de handtekeningposities te definiëren. Indien de Ontwerper is geselecteerd, wordt de verzender van de transactie naar ValidSign gestuurd om de handtekening handmatig naar de juiste positie te slepen en neer te zetten.
- Ondertekenvolgorde Wanneer de ondertekenvolgorde is ingesteld op "Ja", moet het document worden ondertekend in de specifieke volgorde van de ondertekenaars die zijn ingevuld.
- Bericht aan alle ontvangers U kunt optioneel aangepaste tekst invoeren die naar alle ondertekenaars wordt gestuurd, bijvoorbeeld "Gelieve dit document vóór zaterdag te ondertekenen".
Documenten downloaden
Automatisch downloaden van ondertekende documenten
Zodra een document is ondertekend, wordt het document geüpload naar SharePoint. Het kan 10 minuten duren voordat een document in de SharePoint-bibliotheek verschijnt. Dit werkt alleen wanneer de volgende stappen zijn uitgevoerd.
Handmatig downloaden van ondertekende documenten
Ga in de bibliotheek staan waar u de documenten wil downloaden. Druk bovenin de balk op de 'Download'-knop in het menu. Er opent zich vervolgens een side panel aan de rechterkant waarin u alle documenten ziet die nog open staan. Klik onderin op 'Download' om het downloaden van de bestanden te initiëren. Alle bestanden in de bibliotheek worden gecontroleerd en waar mogelijk gedownload.